Assistante Administrative Exécutive M/F

OPPORTUNITE

REFERENCE: 2025-2287

Assistante Administrative Exécutive M/F

Chez Voltalia, nous sommes passionnés par les énergies renouvelables! Nous sommes producteur d'électricité à travers l'éolien, le solaire, l'hydroélectricité, la biomasse et le stockage et également fournisseur de services pour des clients tiers tels que le Développement, EPC, O&M et la Distribution. Aujourd'hui, nous sommes dans 20 pays, répartis sur 4 continents, et offrant une capacité opérationnelle globale à nos clients. Nous sommes cotés sur le marché Euronext à Paris depuis juillet 2014.

Sous l’autorité hiérarchique directe de la Direction Generale, l’Assistante Administrative Exécutive assure la gestion administrative, l’organisation des activités du Comité de Direction (CODIR) et contribue à l’efficacité de la coordination entre les différents services.

1. Soutien au CODIR et coordination des réunions

• Gérer l’agenda du CODIR en optimisant le planning et en priorisant les réunions stratégiques.
• Organiser les réunions du CODIR (préparation des dossiers, constitution des ordres du jour, logistique).
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions en veillant à la précision des décisions et plans d’action.
• Assurer la consolidation et la transmission des dossiers stratégiques à destination du CODIR ou Comex, ou de certaines Directions.
• Agir comme point focal pour la communication entre le DG et/ou les membres du CODIR et les parties prenantes internes et externes.

2. Gestion administrative et organisationnelle du DG & CODIR

• Filtrer et gérer les appels téléphoniques du DG, courriers, et emails, en hiérarchisant les urgences.
• Gérer les agendas partagés, anticiper les besoins de planification, et organiser les rendez-vous.
• Préparer et coordonner les déplacements professionnels (réservations, logistique, notes de frais).
• Superviser les commandes de fournitures, le suivi des factures, et le respect des budgets alloués.

3. Gestion organisationnelle des Conseils d’Administration :

• Organiser la logistique des CA et des comités audit/Comrem (réservation de salles, des repas, gérer les déplacements des administrateurs qui en ont besoin).

4. Gestion de l’information et optimisation des processus :

• Veiller au respect des délais pour la remontée d’informations stratégiques auprès de la direction.
• Faciliter l’obtention des signatures du DG et des membres du CODIR pour le corporate & les contrats.
• Concevoir et déployer des outils de suivi (tableaux de bord, organigrammes, plateformes collaboratives) en support du CODIR et pour améliorer la circulation de l’information.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles et stratégiques.

5. Appui opérationnel et transversal :

• Faciliter l’intégration des nouveaux embauchés au sein du service ou du CODIR.
• Prendre en charge l’organisation d’événements internes (réunions d’équipe, séminaires, ateliers).
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers transversaux confiés par la direction, dans le respect des délais impartis.
• Identifier et proposer des améliorations des processus administratifs pour optimiser l’efficacité du service.

QUALIFICATIONS

• Diplôme ou expérience équivalente dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur industriel ou métallurgique.
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, plateformes collaboratives).
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
  Maitrise de l’anglais. Maitrise du Portugais est un plus.
  
  

COMPETENCES CLES

• Capacité à gérer les priorités, à anticiper les besoins, et à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et sens de la confidentialité impératifs.

ENTITE LEGALE
Voltalia France SA

BUSINESS LINE
Chief Executive Officer

TYPE DE CONTRAT
CDI

DUREE DU CONTRAT

LOCALISATION
France, Paris

DATE DE DEBUT
Apr-25