Assistant Administratif et Commercial F/H M/F
Chez Voltalia, nous sommes passionnés par les énergies renouvelables! Nous sommes producteur d'électricité à travers l'éolien, le solaire, l'hydroélectricité, la biomasse et le stockage et également fournisseur de services pour des clients tiers tels que le Développement, EPC, O&M et la Distribution. Aujourd'hui, nous sommes dans 20 pays, répartis sur 4 continents, et offrant une capacité opérationnelle globale à nos clients. Nous sommes cotés sur le marché Euronext à Paris depuis juillet 2014.
Sous l’autorité du Key Account manager, l’Assistant Administratif et Commercial F/H est en charge de bout en bout de la gestion des commandes et de la coordination avec les équipes opérationnelles de la livraison de la commande. Elle réalise également des missions transverses d’office management et de facturation avec le service comptabilité.
Gérer les commandes - Recevoir et traiter les commandes des clients.
- Vérifier l'exactitude des informations relatives aux produits et conditions contractuelles, quantités, prix, etc.
- Se coordonner avec les équipes internes et s'assurer de la disponibilité des stocks et de la faisabilité des commandes.
- Suivre les commandes de leur création à leur livraison, en garantissant leur conformité et leur ponctualité.
Assurer le soutien administratif - Maintenir et mettre à jour les bases de données clients dans les systèmes internes de gestion des clients et des commandes (ERP/CRM)
- Répondre aux demandes des clients, y compris les demandes de renseignements et les réclamations.
- Transmettre les informations sur les conditions contractuelles de vente aux services internes concernés
Coordonner les expéditions - Collaborer avec l'équipe logistique pour planifier et organiser les expéditions des produits.
- S'assurer de la conformité des documents d'expédition et de la coordination des transports.
- Suivre les envois pour garantir une livraison réussie.
Gérer les aspects financiers - Assurer le suivi des paiements.
- Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les litiges éventuels
- Maintenir des registres précis des transactions financières liées aux ventes
Gérer les comptes et relations clients - Communiquer avec les clients sur les délais de livraison et les échanges de matériel sous garantie
- Contrôler les comptes clients, contrôler la limite de crédit disponible (l'approbation des limites de crédit sera dirigée par le directeur des ventes), les factures en souffrance, les paiements entrants, entre autres, en étroite collaboration avec le service de trésorerie.
- Traiter les demandes et les plaintes : suivre les procédures internes pour traiter les plaintes, et effectuer un suivi régulier avec les équipes impliquées pour s’assurer de la résolution du problème.
- Gérer les comptes clients : mettre à jour les profils clients dans l’outil interne de gestion des clients
- Suivre la satisfaction client
Missions transverses - Gestion régulière de la logistique quotidienne et des besoins administratifs
- Gérer les courriers entrants / sortants
- Répondre ou transférer les demandes reçues via la boite mail générique
QUALIFICATIONS
Niveau de diplôme : Bac+2 en administration des ventes avec une expérience de 5 ans dans le domaine commercial Domaine de connaissances : - Connaissances générales dans le domaine de la gestion de contrats
- Connaissances générales de logiciel commercial type CRM et ERP
- Connaissances générales dans la comptabilité
- Connaissances générales dans le domaine commercial
- Maîtriser (écrire, comprendre, s’exprimer) l’anglais professionnel
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, MS project etc.)
COMPETENCES CLES
- Autonome
- Rigoureux(se), méthodique, organisé(e)
- Proactif(ve)
- Très bonne capacité d’adaptation à une structure et une organisation changeante
- Réactivité, polyvalent(e) et capable de mener correctement plusieurs tâches de front
- Bonne communication (oral et écrite)
- Esprit d’équipe
- Démontre une attitude et un état d’esprit positif
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ENTITE LEGALE
Maison Solaire Voltalia
BUSINESS LINE
MSV Support functions
TYPE DE CONTRAT
CDI DUREE DU CONTRAT
LOCALISATION
France, Montpellier
DATE DE DEBUT
Apr-25
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